GÖREV TANIMLARININ YAZILMASI NEDEN ÖNEMLİDİR? NE FAYDA SAĞLAR?

Görev tanımları, kısaca hangi pozisyonun hangi eğitim ve iş deneyimine sahip, ne türdeki bilgi / becerideki kişilerle doldurup, bu kişilere hangi görevler için ne ölçüde yetki verileceğinin tanımlandığı dokümanlardır.

Görev tanımlarında: görüşülen kişi ve pozisyona ilişkin bilgiler, temel görev ve sorumluluklar, yetkiler, bilgi, beceri ve yetenekler, performans ölçütleri gibi temel bilgilerin yer alması önemlidir.

Yazılması, güncellenmesi sadece insan kaynakları bölümlerinin değil, ilgili pozisyonun bağlı olduğu yöneticinin de görevleri arasındadır.

         Görev tanımlarının yazılması firma ve personel açısından farklı avantajlar ortaya çıkarır. Görev tanımı belirli personel hareket sahasını, kendisinin neler yapması gerektiğini net olarak bilir. Sorumlulukları çerçevesinde hangi işleri ne tür yetkiler kullanarak yerine getirebileceğinden haberi vardır. Ayrıca çalışanın hangi işleri hangi prensiplerle yapması gerektiğini bilmesi, yüksek performans ölçütlerini, hedeflerini, başarılı olması için hangi kriter ve niteliklerin gerektiğini bilmesi açısından son derece faydalıdır.

         Yeni başlayan personele, kendisinden önce o pozisyonda yapılan çalışmalar hakkındaki bilgileri kapsayan ve yol gösterici olan görev tanımı iş görüşmesinin son aşaması olan “işe başlangıcın” öncesinde verilirse iki taraf için de gidilecek yol aydınlanmış demektir.

         Görev tanımları belirli olan personelle Performans Değerlendirme (Yönetme) görüşmeleri yapmak daha kolaydır. Her iki taraftar genel beklentiler hakkında fikir sahibidir, değerlendirme kriterleri nettir.

         Görev tanımı yazılmış pozisyonlar için işe alım yapmak da daha basittir. “Ne aradığını bilmeyen, bulduğunu anlayamaz der Cladue Bernard”. Görev tanımı önceden var olan bir pozisyon için personel arayan İK’cı ya da yönetici ne aradığını bilmektedir. Hangi işleri yapacak biri aranıyor, bu kişide aranan sektör deneyimi kaç senedir, ne tür fiziksel özelliklere sahip olmalıdır bu kişi sorularının cevabını doğru ve güncel bir görev tanımından bulmak çok kolaydır.

Görev tanımları, İşveren ile çalışanlar arasındaki belirsizliklerin giderilmesini sağlar. İşlerin ortada kalmasının yapılmamasının önüne geçer. Görev tanımları ile Yöneticilerin çalışanları yönlendirmesi daha kolay hale gelir.

         Detaylı ve doğru yazılmış görev tanımları bölümler arası iletişim sürecini de sağlıklı kılar. Her bölüm ve çalışanın görev ve sorumlulukları hakkında tam bilgiye sahip olduğunu düşündüğünüzde aklınıza ne güzel bir şirket geliyor değil mi?

         İşe yeni başlayan personele imzalatılmış görev tanımı, daha sonradan istenmeyen düşük performansla karşılaşıldığında işveren için, tersi durumda da personel için yasal bir dayanak oluşturur.

         Son olarak her sene görev tanımlarını güncelleyin. Her açılan yeni pozisyon öncesi söz konusu görev tanımı yazın.

                                                                      23/11/2016

 Necmettin Kuru

Yönetim ve Pazarlama Danışmanı

MALİYET ODAKLI OLMAK VE TASARRUF

MALİYET ODAKLI OLMAK VE TASARRUF

                Dünyadaki pek çok ülkenin ekonomik sıkıntılar ve iflaslarla karşı karşıya kaldığı bir yılı daha geride bırakıyoruz. Türkiye açısından duruma baktığımızda ise, son iki yıldaki ekonomik sıkıntılarla boğuşan ve büyüme rakamlarının neredeyse sıfıra yakın olduğu ülkelere nazaran, daha iyi büyüme rakamları yakalanmıştır. Tabi ki bu büyüme rakamları güzel gibi görünse de perakende açısından durum pekte iç açıcı değildir. Nedeni ise, büyümeye rağmen cari açığı kontrol amacıyla alınan ekonomiyi soğutma önlemleri neticesindeki iç taleplerdeki ciddi daralmadır, yani ciro düşüşleridir ve nakit döngüsündeki sıkıntıdır.

Sizlerinde bildiği gibi 2015 yılı durgun geçen, eski satış rakamlarını yakalayamadığımız ve buna rağmen rekabetin daha da arttığı ve giderlerin fazlalaştığı bir yıl olarak geride kalmak üzeredir. Bu nedenle perakendeci dostlarımıza şu uyarıyı yapmak istiyorum, 2016 yılı da, satışlar ve cirolar açısından beklenen seviyelerin altında seyretmeye devam edecektir. Bu öngörü doğrultusunda, işletmelerin yıl sonunu da fırsat bilerek geriye dönük mali tablolarını, karlılık ve maliyetlerini kontrol etmelerini, tasarruf tedbirlerini arttırmalarını, gereksiz gider kalemlerini gözden geçirip önlem almalarını kesinlikle tavsiye ediyorum. Artık tasarruf etmek, verimli olmak, maliyetleri aşağı çekmek, her işletme için lazım olan ve dikkat edilmesi gereken hususlardır. Bütün bunları yapabilmeniz içinde önce bu bilgileri sağlıklı bir şekilde görebiliyor ve alabiliyor olmanız gerekir.

 Günümüz perakendesinde düşen cirolar, artan giderler ve maliyetler işletme sahiplerini ister istemez maliyet odaklı çalışmaya zorlamaktadır. Maliyet odaklı çalışmak deyince, sadece tek kriter fiyat olmamalıdır, fiyatın yanında değer ve eder ölçüleri de dikkate alınmalıdır. Peki, ne yapmalıyız ve nasıl yapmalıyız da maliyetlerimizi azaltabilelim? Bir defa gittikçe karmaşıklaşan, spesifik hale gelen ve yoğun rakamların iç içe olduğu perakendecilere en öncelikli tavsiyem, şirketlerini rakamsal olarak izleyebilecekleri ve kontrol edebilecekleri bilgi işletim sistemlerine yatırım yapmaları ve mutlaka bu sistemleri aktif olarak kullanmaları olacaktır. Günümüzde bilgi ve veriye dayalı yönetime geçemeyen, hala yılda bir sayım bile yapmayan, stoklarını kontrol edemeyen, karlılık ve giderlerini, kayıp kaçaklarını net olarak ölçemeyen perakendecilerimiz var. Bu işletme sahipleri bugüne kadar belki bir şekilde gelmişler, lakin bundan sonra bu şekilde işlerini yürütmeleri ihtimal dahilinde değildir. Bugün %3-5 gibi küçük marjlarla ve büyük cirosal rakamlarla çalışılan bir sektörde, en küçük hatanın bile maliyetleri ve sonuçları çok büyük olabilmektedir. Sektöre baktığımızda en düşük işletme bile sermayesinin en az 25-30 katı kadar cirolarla çalışmaktadır. Bu nedenle işletmelerin, gün be gün karlılıklarını, giderlerini kontrol altında tutmaları ve nakit ödeme dengelerini mutlaka sağlamaları gerekmektedir. 

Sağlıklı, mutlu ve bol kazançlı bir yıl dileklerimle.