GÖREV TANIMLARININ YAZILMASI NEDEN ÖNEMLİDİR? NE FAYDA SAĞLAR?

Görev tanımları, kısaca hangi pozisyonun hangi eğitim ve iş deneyimine sahip, ne türdeki bilgi / becerideki kişilerle doldurup, bu kişilere hangi görevler için ne ölçüde yetki verileceğinin tanımlandığı dokümanlardır.

Görev tanımlarında: görüşülen kişi ve pozisyona ilişkin bilgiler, temel görev ve sorumluluklar, yetkiler, bilgi, beceri ve yetenekler, performans ölçütleri gibi temel bilgilerin yer alması önemlidir.

Yazılması, güncellenmesi sadece insan kaynakları bölümlerinin değil, ilgili pozisyonun bağlı olduğu yöneticinin de görevleri arasındadır.

         Görev tanımlarının yazılması firma ve personel açısından farklı avantajlar ortaya çıkarır. Görev tanımı belirli personel hareket sahasını, kendisinin neler yapması gerektiğini net olarak bilir. Sorumlulukları çerçevesinde hangi işleri ne tür yetkiler kullanarak yerine getirebileceğinden haberi vardır. Ayrıca çalışanın hangi işleri hangi prensiplerle yapması gerektiğini bilmesi, yüksek performans ölçütlerini, hedeflerini, başarılı olması için hangi kriter ve niteliklerin gerektiğini bilmesi açısından son derece faydalıdır.

         Yeni başlayan personele, kendisinden önce o pozisyonda yapılan çalışmalar hakkındaki bilgileri kapsayan ve yol gösterici olan görev tanımı iş görüşmesinin son aşaması olan “işe başlangıcın” öncesinde verilirse iki taraf için de gidilecek yol aydınlanmış demektir.

         Görev tanımları belirli olan personelle Performans Değerlendirme (Yönetme) görüşmeleri yapmak daha kolaydır. Her iki taraftar genel beklentiler hakkında fikir sahibidir, değerlendirme kriterleri nettir.

         Görev tanımı yazılmış pozisyonlar için işe alım yapmak da daha basittir. “Ne aradığını bilmeyen, bulduğunu anlayamaz der Cladue Bernard”. Görev tanımı önceden var olan bir pozisyon için personel arayan İK’cı ya da yönetici ne aradığını bilmektedir. Hangi işleri yapacak biri aranıyor, bu kişide aranan sektör deneyimi kaç senedir, ne tür fiziksel özelliklere sahip olmalıdır bu kişi sorularının cevabını doğru ve güncel bir görev tanımından bulmak çok kolaydır.

Görev tanımları, İşveren ile çalışanlar arasındaki belirsizliklerin giderilmesini sağlar. İşlerin ortada kalmasının yapılmamasının önüne geçer. Görev tanımları ile Yöneticilerin çalışanları yönlendirmesi daha kolay hale gelir.

         Detaylı ve doğru yazılmış görev tanımları bölümler arası iletişim sürecini de sağlıklı kılar. Her bölüm ve çalışanın görev ve sorumlulukları hakkında tam bilgiye sahip olduğunu düşündüğünüzde aklınıza ne güzel bir şirket geliyor değil mi?

         İşe yeni başlayan personele imzalatılmış görev tanımı, daha sonradan istenmeyen düşük performansla karşılaşıldığında işveren için, tersi durumda da personel için yasal bir dayanak oluşturur.

         Son olarak her sene görev tanımlarını güncelleyin. Her açılan yeni pozisyon öncesi söz konusu görev tanımı yazın.

                                                                      23/11/2016

 Necmettin Kuru

Yönetim ve Pazarlama Danışmanı